Hållbarhetsrapport från Fortnox

En stor del av underlaget till en hållbarhetsrapport finns redan i Fortnox. El, värme och drivmedel bokförs som kostnader, och leverantörsfakturorna visar ofta både belopp och mängd. Den här guiden visar var uppgifterna finns, hur du får ut dem och vad du behöver komplettera med för en rapport enligt VS (tidigare VSME).

Vad i bokföringen behövs?

Rapportens klimatdel, upplysning B3, bygger på energiförbrukning och utsläpp. Med BAS-kontoplanen, som de flesta Fortnox-företag använder, finns underlaget på några få konton:

Kontona säger hur mycket pengar som har gått till el eller drivmedel, men inte hur många kilowattimmar eller liter det blev. Den uppgiften finns på leverantörsfakturan. Därför är det fakturorna, inte bara kontosaldona, som ger de bästa siffrorna.

Bokföringen innehåller också uppgifter till rapportens sociala del, till exempel personalkostnader och utbildningskostnader, och företagsuppgifter till B1, som omsättning och balansomslutning.

Två sätt att få ut uppgifterna

Exportera en SIE-fil

SIE är det svenska standardformatet för att flytta bokföring mellan system. I Fortnox exporterar du en SIE4-fil för räkenskapsåret. Filen innehåller kontoplan, saldon och alla verifikat med datum, belopp och text.

Med SIE-filen kan du summera kostnaderna per konto och hitta de verifikat som gäller el, värme och drivmedel. Mängderna, alltså liter och kilowattimmar, behöver du sedan hämta från fakturorna.

Koppla Fortnox direkt

Ett rapportverktyg kan också kopplas direkt till Fortnox. Du loggar då in i Fortnox och godkänner att verktyget får läsa bokföringen. Fördelen är att verktyget kan hämta leverantörsfakturorna och läsa mängderna direkt, och att uppgifterna går att uppdatera utan en ny export.

Kontrollera alltid vilken behörighet du ger. Ett verktyg för hållbarhetsrapportering behöver bara läsa, inte ändra något i bokföringen.

Från konto till utsläpp

För varje post gäller samma beräkning:

mängd × emissionsfaktor = utsläpp

1. Hitta fakturorna för el, värme och drivmedel för räkenskapsåret.
2. Läs av mängden på varje faktura: kWh för el och värme, liter för drivmedel.
3. Välj emissionsfaktor från en publicerad källa, och notera källa och år.
4. Räkna fram utsläppen per post och summera per scope.
5. Räkna om energin till MWh och dela upp den på förnybart och icke-förnybart för energitabellen i B3.

När en faktura saknar mängd kan du räkna om från beloppet med ett genomsnittligt pris. Det blir en uppskattning, och rapporten bör säga det.

Det som inte finns i bokföringen

Bokföringen täcker mycket, men inte allt som VS frågar efter. Det här behöver du ta fram på annat sätt:

• Antal anställda och arbetsolyckor (B8 och B9), från lönesystem eller personalregister.
• Utbildningstimmar per anställd (B10). Bokföringen visar vad utbildning kostar, inte hur många timmar den tog.
• Avfallsmängder (B7). Fakturan från avfallsbolaget visar ibland vikt, annars får du fråga bolaget.
• Var verksamhetsställena ligger (B1), och om något ligger nära ett område som är känsligt för biologisk mångfald (B5).
• Policyer och initiativ (B2), som du beskriver själv.

Tips för att få bättre underlag nästa år

• Bokför på rätt konto. El på 5020, drivmedel på 56-kontona, inte på ett samlingskonto för övriga kostnader.
• Spara fakturorna som PDF i Fortnox, så att mängderna går att läsa av i efterhand.
• Håll isär drivmedlen. Om du tankar både diesel och HVO, se till att fakturorna visar dem var för sig.
• Be leverantörerna ange mängd på fakturan om den saknas.

Washproof kopplas till Fortnox med enbart läsbehörighet, eller läser en SIE-fil, och hittar fakturorna för el, värme och drivmedel. Rapporten tas fram enligt VS, och varje siffra visar vilken faktura och vilken emissionsfaktor den bygger på.

Källor

• Kommissionens rekommendation (EU) 2025/1710 av den 30 juli 2025 om en frivillig standard för hållbarhetsrapportering för små och medelstora företag, EUT L 2025/1710.
• Kommissionens delegerade förordning C(2026) 5011 av den 3 juli 2026 (Voluntary Standard).
• BAS-kontoplanen 2026.